Veelgestelde vragen over buitenlandse dienstreizen

Veelgestelde vragen over de reisagent voor buitenlandse dienstreizen en de interne procedures aangaande reizen naar het buitenland.

1. Per wanneer kan men boeken met de nieuwe reisagent UNIGLOBE? En is het verplicht om gebruik te maken van UNIGLOBE?

De aanvangsdatum van de dienstverlening van UNIGLOBE is 1 oktober 2015. De universiteit heeft een overeenkomst gesloten met UNIGLOBE na een Europese aanbesteding. UNIGLOBE heeft de beste inschrijving gedaan. Dat betekent dat alle medewerkers de dienstreizen in principe via UNIGLOBE moeten boeken.

Het is verplicht om gebruik te maken van de diensten van de gecontracteerde reisagent, maar er zijn reiskosten die niet kunnen worden ondergebracht bij de reisagent, zoals een hotel die in samenhang met conferenties worden aangeboden, (kleine) hotels die alleen lokaal geboekt kunnen worden, lokaal gekochte trein- en openbaar vervoertickets, vluchten in het buitenland met (zeer) kleine maatschappijen. In die gevallen kunnen beter zelf voorzieningen worden getroffen. Vanwege de grote diversiteit in reizen en reisbestemmingen bij de universiteit is het niet mogelijk alle uitzonderingen vooraf te benoemen. Als u twijfelt of u buiten Uniglobe mag boeken, dan kunt u contact opnemen met de beheersafdeling van uw faculteit of eenheid danwel de afdeling Inkoop.

2. Wat is het webadres van de reisagent, de portal en andere diensten.

UNIGLOBE:

Travel Portal

Travel Desk:

telefoon +31 (0)10 241 20 43

Email ultravel@uniglobeat.nl

3. Wat als de reisagent een bepaalde vlucht niet kan boeken?

Allereerst dient men contact op te nemen met UNIGLOBE. Wanneer, na overleg blijkt dat de betreffende vlucht niet door bemiddeling van UNIGLOBE kan worden geboekt, staat het u vrij een alternatief te zoeken. Komt dit regelmatig voor, dan wordt u verzocht dit te melden bij de afdeling Inkoop.

4. Wat is het voordeel van boeken via de reisagent voor de medewerker?

  • In veel gevallen zal het niet langer nodig zijn om ticketkosten voor te schieten of een voorschot aan te vragen en vervolgens te declareren. De reisagent UNIGLOBE in staat is deze kosten (inclusief veel ‘low cost carriers’ zie ook vraag 15) rechtstreeks aan de universiteit te factureren. Dit betekent ook dat de administratiekosten voor de universiteit zullen afnemen.
  • Het bundelen van de vraag naar dienstreizen maakt het mogelijk gebruik te maken van de inkoopmacht van de universiteit als geheel. Op deze wijze kunnen nu of in de toekomst kortingen en andere voordelen worden bedongen. Het registreren van de reisbewegingen helpt daarbij.
  • De bemiddelings-fees zijn bijzonder laag.
  • Via het online boekingsinstrument kunnen reizigersprofielen worden aangemaakt. Een frequente reiziger kan daardoor snel boeken zonder telkens zijn voorkeuren te hoeven invoeren (paspoort, visum, stoelvoorkeur, frequent flyer nummer, maaltijden enz.). Als u voor derden boekt kunt u meerdere profielen maken voor de personen voor wie u boekt.

5. Hoe gaat het boeken voor gasten in zijn werk?

Net zoals u voor u zelf boekt (gebruikersnaam, SAP-nummer). U dient alleen de persoonlijke gegevens voor de gast in te voeren (NAW, paspoortnummer), zodat een ticket kan worden uitgegeven. Na afronding van de boeking ontvangt u het ticket per mail en kunt u dit doorsturen aan de betrokkene.

6. Hoe geef je aan van welk SAP-nummer geboekt moet worden? En als het bijv. 50/50 op twee SAP-nummers geboekt moet worden?

Voor en standaardboeking zijn er velden (veld: SAP-nummer)) beschikbaar waarin het SAP-nummer dient te worden opgegeven. De eventuele verdeling tussen de diverse nummers kan worden vermeld in een memoveld.

In de UNIGLOBE E-Travel Tool wordt dezelfde werkwijze gehanteerd en dient men de eventuele verdeling tussen de diverse nummers te vermelden in het veld Note to agent (zie de UNIGLOBE E-Travel Tool Handleiding op de Travel Portal voor een gedetailleerde omschrijving). Deze gegevens worden vervolgens meegenomen op de factuur. FSSC kan de kosten vervolgens volgens deze opgave verdelen.

7. Kan je ook boeken voor bijvoorbeeld je partner?

Dat is mogelijk. Dit is afhankelijk van hetgeen bij uw faculteit of eenheid hiervoor is geregeld, of hoe u heeft afgesproken dat deze kosten zullen worden verrekend. U kunt in elk geval altijd een privé-ticket via uw eigen creditcard verrekenen.

8. Hoe kun je aangeven dat een gedeelte van de kosten voor eigen rekening komen?

U kunt dit aangeven in het memoveld. Het is niet mogelijk om een derde partij rechtstreeks te belasten (als u reiskosten kunt declareren bij een andere instelling). In dit geval dient u dus met uw creditcard te betalen en zelf te declareren, behalve als binnen uw faculteit of eenheid hierover andere afspraken zijn gemaakt.

9. Wat zijn de maatwerk mogelijkheden voor bijvoorbeeld het regelen van een specifieke stoel met extra beenruimte etc.?

U kunt in uw profiel aangeven welke speciale voorzieningen u nodig heeft (stoel, beenruimte, dieetvoorschriften enz.).

10. Wanneer moet ik rechtstreeks met de reisagent contact opnemen in plaats van zelf een ticket via het on-line systeem te boeken?

U kunt altijd contact opnemen met UNIGLOBE als u vragen heeft of een persoonlijk advies wilt. In het geval u bijvoorbeeld een ‘round trip’ of groepsreis (een groepsreis is vanaf tien personen) wilt boeken of wanneer er sprake is van andere ingewikkelde(r) boekingen wordt aangeraden altijd contact met de reisagent op te nemen.

11. Welke extra diensten biedt de reisagent naast vliegtickets?

  • Stoelreserveringen / Comfort Class reserveringen
  • Hotels op voucher
  • Autohuur op voucher
  • Ferry
  • Internationale treinen (via boekingssysteem van de NS)
  • Transfers van en naar luchthaven (Schipholtaxi)
  • Verzorgen van events, groeps- en incentive reizen
  • Organiseren van meetings in binnen en buitenland (hiervoor heeft UNIGLOBE een registratietool ontwikkeld waarin deelnemers van groepen simpel gezegd, online voor zeer diverse gelegenheden, als groepsreizen, events, meetings en trainingen  kunnen registreren, wijzigen en annuleren)

  • Afhandeling schadevergoeding bij vertraging / annulering vlucht
  • Track and trace service (waar zijn de reizigers van de universiteit?)

12. Is er een universitaire reis- en annuleringsverzekering?

Er is per 1 januari 2014 een universitaire collectieve reisverzekering, maar er is geen annuleringsverzekering. Voor uw zakelijke reizen hoeft u dus geen aparte reisverzekering af te sluiten. Voor meer informatie zie deze pagina.

13. Hoe zit het met de CO2-compensatie?

Daarvan is afgesproken dat u per reis kunt beslissen of u de CO2 wilt compenseren. UNIGLOBE werkt hiervoor samen met Greenseats. Pas nadat er voldoende inzicht is in de reisbewegingen van de universiteit kan er eventueel een universitair beleid worden afgesproken.

14. Waar moet ik het SAP-nummer vermelden als ik gebruik maak van UNIGLOBE Online?

Het veld SAP-nummer moet daarvoor gebruik worden.

15. Hoe kan ik een ‘budgetmaatschappij’ boeken zonder gebruik te maken van mijn eigen creditcard?

Het gebruik van een eigen creditcard voor het boeken van een "budgetmaatschappij" is via UNIGLOBE niet nodig. Er is een 'virtuele' creditcard aangemaakt. Wanneer u een low-cost vlucht heeft gevonden, dan kunt u afrekenen op twee manieren:

  • Airplus LOWCOST: dit is de virtuele kaart van de Universiteit Leiden. De kosten worden conform afspraak bij de universiteit in rekening gebracht op het door u opgegeven SAP-nummer.

  • Credit Card: dit is uw persoonlijke kaart. De kosten worden aan u privé gefactureerd.

16. Is er ook informatie over de reisagent op Facebook en Twitter?

UNIGLOBE is te vinden op Facebook.

17. Is het ook verplicht hotels, huurauto’s enzovoort via de reisagent te boeken?

De intentie moet er zijn om alles via de reisagent te boeken omdat dan alle kosten op één factuur worden geboekt. Bovendien: als alles als één opdracht is geboekt, is het ook in een keer (want één ordernummer) te annuleren of te wijzigen wanneer dit nodig mocht zijn. Nog een ander groot voordeel is dat alle reserveringen (hotels, autohuur, treinen enz.) bij de reisagent op voucher zijn. Met andere woorden u hoeft dan zelf niets meer voor te financieren en derhalve te declareren. Het is overigens niet perse verplicht om deze diensten af te nemen bij de reisagent, maar de voordelen zoals hierboven beschreven gaan dan wel verloren. Voor vliegtickets geldt de verplichting wel.  

18. Ik kan bij de reisagent een vliegtuigstoel reserveren?

Op intercontinentale vluchten kunt u in de meeste gevallen een vliegstoelreserveren via de reisagent UNIGLOBE.

Op Europese vluchten is het niet mogelijk om langer dan dertig uur voor de vlucht een zitplaats te reserveren. U kunt dat doen, binnen dertig uur voor vertrek (afhankelijk van de airline), door middel van het inchecken via internet. De reserveringen zijn niet gegarandeerd daar de airline nog tot aan het boarden het recht heeft om u op een andere stoel te plaatsen.

U kunt voorkeuren voor zitplaats, extra beenruimte, speciale maaltijden opnemen of op laten nemen in uw reizigersprofiel. Op die manier wordt er altijd rekening mee gehouden.

19. Hoe weet ik zeker dat ik de beste prijs krijg en hoe komt zo’n prijs tot stand?

De reisagent heeft de beschikking over alle vluchtgegevens vanaf Nederland (maar desgewenst ook elders) naar elke denkbare bestemming. De prijsinformatie die u krijgt is gebaseerd op dezelfde database als die bij – bijvoorbeeld – de budgetaanbieders wordt gebruikt. De prijzen van de reisagent zijn echter niet altijd te vergelijken met andere reisagenten op internet, omdat die vaak werken met verborgen kosten die bij het afronden van de boeking worden meegerekend (administratiekosten, bagagekosten, creditcard kosten, estra fees). 

Enige voorbeelden van niet vermelde toeslagen kunnen dit verduidelijken.

Voorbeeld 1
Easyjet berekent buiten de ticketprijs € 34 voor een koffer van 20 kilogram en vervolgens € 18 per kg extra; creditcardkosten van € 16, speedy boarding € 23.

Ryanair berekent buiten de ticketprijs voor koffer van 15 kg  € 30, daarboven tot 20 kg € 50; online incheck € 6; uitprinten boardingpas € 40. Creditcard: gratis met ‘eigen card’ van Ryanair, anders vaste kosten € variabel, maar per vlucht (heen en terug).

Voorbeeld 2
U zoekt donderdag een vlucht op, stelt een prijs vast en tot uw verbazing is deze enkele dagen later veel duurder. Hieraan is helaas weinig te doen. Dit probleem zal zich voordoen bij elke maatschappij die u onderzoekt omdat naarmate de vluchtdatum nadert (en de vlucht verder is volgeboekt) de prijs toeneemt. Andersom komt ook voor, maar minder vaak.

De ervaring is dat vooral als de beslissing ‘over het weekeinde wordt getild’ er een grote kans is dat de ticketprijs aanzienlijk is gewijzigd.

Tevens heeft UNIGLOBE kantoren in meer dan 80 landen wereldwijd en derhalve ook toegang tot deze tarieven. Deze tarieven zijn niet beschikbaar in de UNIGLOBE E-Travel Tool maar kunnen wel geboekt worden via de UNIGLOBE Travel Desk.

 

UNIGLOBE tracht altijd en overal de scherpste tarieven te vinden, dus meldt het bij UNIGLOBE wanneer u zelf een scherper tarief hebt gevonden dan aangeboden wordt.

 

20. Mag ik een rechtstreekse vlucht boeken of moet ik een vlucht met overstap boeken (via-vlucht)?

Er is binnen de universiteit geen beleid die een keuze voor een rechtstreekse vlucht of juist een (soms goedkopere) via-vlucht voorschrijft. Sommige reizigers hebben een voorkeur voor rechtstreekse vluchten en vliegen daardoor gemiddeld wat vaker met KLM/Air France en dergelijke. Dit is toegestaan.

In veel gevallen zal het oponthoud door een via-vlucht, zeker op grotere afstanden, niet heel groot zijn en een aanzienlijke kostenbesparing leveren.

21. Kan ik een vaste contactpersoon of aanspreekpunt bij de reisagent krijgen?

Alle medewerkers halen informatie op uit hetzelfde systeem in volgorde van binnenkomst. Daardoor kan per opdracht een andere medewerker met uw vraag bezig zijn. Wanneer u graag met een en dezelfde persoon wilt spreken, kunt u hier gerust naar vragen, zowel telefonisch als per mail.

22. Welke response-/doorlooptijd mag ik verwachten?

Alle binnengekomen e-mails ontvangen binnen één uur een bevestiging dat deze in goede orde is ontvangen. Alle reisaanvragen ontvangen een voorstel binnen 24 uur na ontvangst tenzij een andere reactietijd is overeengekomen.  

23. Is het mogelijk mijn password te wijzigen?

U kunt uw password bij de eerste keer dat u inlogt zelf wijzigen. Wij verwijzen u hiervoor graag naar de UNIGLOBE E-Travel Tool Handleiding op de Travel Portal, waarin aangegeven staat hoe u dit kunt aanpassen.

24. Waarom is mijn reisprofiel zichtbaar voor iedereen?

Reisprofielen zijn zichtbaar voor andere medewerkers op uw faculteit of dienst. Dit maakt het boeken van reizen door secretariaatsmedewerkers voor anderen gemakkelijker. Het nadeel is dat eventuele privacygevoelige informatie of informatie die u niet wilt delen zichtbaar wordt voor uw collega's. Als u dat niet wilt, maak dan geen reisprofiel aan of vul het slechts beperkt. Meer informatie is te vinden op deze pagina.

25. Wat gebeurt er met de informatie die ik via een request form opgeef?

Deze informatie zal worden gebruikt voor het boeken van de reis en daarna worden verwijderd. Meer informatie op deze pagina.

26. Mag ik reizen naar een gebied waar zich veiligheidsrisico’s voordoen?

Indien u wilt reizen naar een gebied waar zich veiligheidsrisico’s voordoen, heeft Universiteit Leiden de Richtlijn dienstreizen naar risicogebieden vastgesteld.

Bij reizen naar risicogebieden (kleurcode oranje) vraagt u voorafgaand toestemming aan de mandaathouder. Dienstreizen naar gebieden met kleurcode rood zijn niet toegestaan.

Actuele informatie en de juiste formulieren kunt u vinden op deze pagina.

27. Moet ik nog ergens rekening mee houden als ik boek voor een groep?

Bij het boeken van reizen voor groepen vanaf tien personen moet contact opgenomen worden met de Travel Desk. Luchtvaartmaatschappijen kunnen groepen weigeren als ze niet als groepsreis zijn geboekt. Het heeft ook voordelen, want de reservering van de hele groep kan bij wijzigingen eenvoudig worden doorgevoerd, ook blijft de groep dan bij elkaar.

28. Wat moet ik doen met de kopie-factuur die ik van UNIGLOBE ontvang na het boeken van een reis?

UNIGLOBE stuurt na het boeken van een reis een kopie-factuur aan de boeker van de reis. Dit is voor administratieve redenen, u kunt hiermee de factuur controleren die u via Self Service van FSSC ontvangt. De kopie-factuur moet u niet opsturen aan FSSC.

 
Laatst Gewijzigd: 15-11-2016