Procedure boeken buitenlandse dienstreis

Beschrijving van de procedure om een buitenlandse dienstreis te kunnen boeken.

Procedure

  1. Geautoriseerde boeker
    De eerste stap is dat u als een geautoriseerde boeker bekend bent. Dit zal door de faculteit/instituut of eenheid bepaald worden. Bij het ene instituut is het iedereen toegestaan om reizen te boeken, bij andere zullen bijvoorbeeld alleen secretariaatsmedewerkers mogen boeken. Alleen door de faculteit aangewezen geautoriseerde boekers kunnen inloggen en reizen boeken bij UNIGLOBE. De autorisatie moet u aanvragen via uw eigen faculteit/eenheid. Uw gegevens worden doorgegeven aan Inkoop, die zorgt voor het doorgeven aan UNIGLOBE.

  2. Account aanmaken
    Als uw naam en emailadres is doorgegeven aan de reisagent UNIGLOBE, dan kunt u een account aanmaken waarmee u via UNIGLOBE E-Travel Tool kunt inloggen en reizen kunt boeken. Een account bij UNIGLOBE kunt u aanmaken via de Travel Portal van Uniglobe. Omdat dit account toegang biedt tot het boekingssysteem, dient u zorgvuldig met de accountgegevens om te gaan. Boekt u uw reis via telefoon of email, dan moet het mailaccount ook op de lijst van geautoriseerde boekers staan. U kunt echter ook via telefoon, email of webformulier reizen boeken.

  3. Reizen boeken
    Een reis kan alleen geboekt worden als een SAP-nummer wordt opgegeven of via een (privé-)creditcard. Na het boeken van een reis ontvangt u een kopie-factuur. Deze is alleen bedoeld voor uw eigen administratie, de factuur moet niet doorgestuurd worden aan FSSC. De kopie-factuur kunt u gebruiken om de factuur (die u van FSSC ontvangt) te controleren.  

  4. Factuur en declaratie
    De factuur zal met vermelding van SAP-nummer naar de universiteit worden opgestuurd. FSSC zorgt voor de verdere afhandeling. U hoeft dus voor de meeste* reiskosten die u via UNIGLOBE heeft gemaakt geen voorschot aan te vragen of declaratie te doen. Heeft u betaald met credit card, maar zijn toch kosten voor rekening van de universiteit, dan kunt u uw declaratie op de gebruikelijke wijze indienen. Op de site van FSSC kunt u de declaratieformulieren vinden.



* Het kan voorkomen dat bij hotels of bepaalde low-cost airlines toch uw creditcard moet gebruiken voor het afrekenen van de kosten.

 
Laatst Gewijzigd: 24-03-2016