Veelgestelde vragen over kantoorartikelen

Veelgestelde vragen over het bestellen van kantoorartikelen via SRM.

Is er ook een handleiding voor het bestellen?

Ja, voor SRM is er een aparte handleiding.

Ik heb enige tijd geleden een bestelling geplaatst bij Staples, echter ik ontvang geruime tijd geen levering. Wie moet ik daarover benaderen?

Indien u al enige tijd geleden een bepaalde bestelling heeft geplaatst, maar u krijgt maar niet geleverd, dient u in eerste instantie de Service Desk van Staples te bellen om navraag te doen naar de status van uw bestelling. Gebruik bij deze communicatie het Bestelnummer (46000…). Gebruik NIET het winkelwagennummer, want dat is niet bekend bij Staples.

Contactinformatie Staples
Website: http://www.staplesadvantage.nl/klantenservice/contact/
Telefoonnummer: +31 (0) 88 45 45 000

Indien na dit contact blijkt dat het bestelnummer in het geheel niet bekend is bij Staples, dient u contact op te nemen met Functioneel Beheer SAP, Bijvoorbeeld: R.Kok@BB.leidenuniv.nl of H.L.van.Kooten@BB.leidenuniv.nl

Vermeld in uw email het betreffende bestelnummer dat niet is aangekomen en geeft u s.v.p. aan dat u met de Service Desk van Staples reeds contact hebt gehad. Functioneel Beheer SAP verricht dan verder onderzoek naar de bestelling en koppelen dit aan u terug.

Wat is het kernassortiment bij Staples?

Per 1 september 2014 is het onderscheid tussen kernassortiment en overig assortiment vervallen. Er zijn verschillende kortingspercentages voor acht productgroepen.

We hebben geen kleine kas meer, waardoor we koffie, thee, huishoudelijke producten e.d. graag op rekening willen bestellen. Kunnen we die producten bij Staples bestellen?

Staples heeft in zijn catalogus ook producten die niet strict onder kantoorartikelen vallen. Deze kunnen bij Staples besteld worden, met als voordeel dat producten op rekening besteld kunnen worden en dat ze worden afgeleverd. Het is uiteraard niet verplicht deze producten bij Staples te kopen.

Kan ik ook electronica bestellen bij Staples?

Het is aan te bevelen om electronica via het ISSC aan te schaffen, vanwege de ondersteuning en de garantievoorwaarden. Bij sommige productgroepen, zoals computers, laptops en tablets, moet u ook gebruik maken van het ISSC, omdat daar aparte contracten voor afgesloten zijn.

Het bestellen met SRM lukt niet.

Op de pagina met handleidingen, kunt u informatie vinden over hoe SRM werkt.

Ik kan een product niet vinden.

Met de vele producten die Staples kan het wel eens lastig zijn het juiste product te vinden. Het gebruik van verschillende zoektermen kan helpen om meer producten te vinden. Enkele tips:

  • Specifieke zoektermen zoals "schoolbordkrijt" levert andere resultaten op als algemene zoektermen zoals "krijt".
  • Niet alleen de naam van de printer (bijv. "HP laserjet 2400") gebruiken bij het zoeken naar een toner, maar ook het nummer van de toner (bijv. "Q6511").
  • Met alleen de beginletters van de zoekterm krijgt u alle producten die met die letters beginnen.

Komt u er niet uit, dan kunt u contact opnemen met de klantenservice van Staples. Kunnen zij het product ook niet vinden, dan kunt u ook met Inkoop contact opnemen.

Het plaatje bij het product komt niet overeen met de beschrijving.

Het komt voor dat de plaatjes in de catalogus niet geheel overeenstemmen met de beschrijving, dit komt vooral bij varianten van soortgelijke producten (bijvoorbeeld verschillende kleuren pennen). In zo'n geval is de beschrijving leidend. Heeft u twijfel over of u wel het juiste product heeft gekozen, neem dan contact op met de van Staples.

Waar moet ik plastic bekertjes en andere disposables bestellen? Bij een van de cateringlocaties van de universiteit of bij Corporate Express?

Disposables vallen niet specifiek onder het cateringcontract en voor de universiteit als geheel. U mag deze producten dus bestellen bij Staples.

Ik kan een product niet vinden bij Staples, mag ik het nu toch bij een andere firma bestellen?

De kans dat een product niet geleverd kan worden door Staples is betrekkelijk klein door het grote assortiment. Het kan wel voorkomen dat een specifiek product niet leverbaar is. Probeer dan met de klantenservice van Staples een alternatief product te vinden. Mocht u dan toch niets kunnen vinden, neem dan contact op met Inkoop.

Wat is de minimale bestelgrootte?

Om de kosten van een order zo laag mogelijk te houden, dient u naar een minimaal orderbedrag van € 20 te streven. Het kan zijn dat een order onder dat bedrag wordt geweigerd. 

Hoe moet ik iets retour zenden?

Heeft u een verkeerd product gekregen of besteld, dan kunt u uw zending retour zenden. U kunt uw retourzending aanmelden via de klantenservice van Staples (telefoon of email). Belangrijkste voorwaarden voor het retour kunnen zenden zijn:

  • de artikelen ongebruikt en in originele, onbeschadigde verpakking ontvangen worden;
  • de artikelen onbedrukt zijn, tenzij Staples ze specifiek voor u op voorraad houden;
  • de houdbaarheidsdatum van artikelen, cartridges e.d., nog minstens drie maanden geldig is;
  • jaarartikelen, zoals agenda's, kalenders e.d., nog minstens tien maanden bruikbaar zijn.
Als er niet voldaan wordt aan deze voorwaarden, dan kan het voorkomen dat u niet het volledige aankoopbedrag terugkrijgt. Artikelen van geringe waarde kunt u beter niet retourzenden, vanwege de hoge (verborgen) kosten die ermee gepaard gaan.

Hoe zit het met de openstelling van het assortiment? Kan alles besteld worden?

In beginsel kan alles besteld worden. Voor twee zaken geldt een uitzondering, deze mogen niet besteld worden:

  • Kopieer- en printpapier. Hiervoor heeft de universiteit al een contract met Living Office B.V. Tentamenpapier (gevouwen, gelinieerde katernen mogen wel besteld worden). Kleine hoeveelheden papier kunt u ook bestellen via de Copy- & Printshops.
  • Computers, TFT-schermen, laptops en tablets. Hiervoor zijn aparte contracten afgesloten.

De volgende zaken mogen slechts na toestemming besteld worden:

  • ICT-apparatuur die aan het netwerk of universitaire computer moet worden gekoppeld. Deze artikelen mogen slechts na toestemming of door tussenkomst van de ICT-afdeling/ISSC besteld worden, om aansluitproblemen te voorkomen.

In deze fase komt het vooral neer op interne regelgeving. Zo nodig ontvangt u van uw financiële adminstratie nadere instructie.

Wat is er geregeld over lege toners en cartridges?

Het afvoeren van lege toners en cartridges verschilt per gebouw of faculteit/dienst. U kunt u lege toners en cartridges ook via Staples af laten voeren. Neem daarvoor contact op met de klantenservice. Afhankelijk van het type cartridge en de hoeveelheid, staat daar een vergoeding tegenover.

Waar kan ik A4 en A3, gekleurd en wit, kopieer- en printpapier bestellen als dat niet bij Staples mag?

Dit papier kan worden besteld bij één van de Copy & Printshops onder vermelding van uw SAP-nummer. Klik op de link voor de contactgegevens. Sommigen afdelingen bestellen papier rechtstreeks bij de gecontracteerde papierleverancier.

Is er ook een papieren catalogus?

Ja, die kunt u aanvragen bij de klantenservice van Staples.

Er staan niet overal plaatjes bij de artikelen, hoe weet ik nu wat ik moet bestellen?

Het kan voorkomen dat niet overal plaatjes bij staan. Neem dan op met de klantenservice van Staples om u te helpen bij het kiezen van juiste product.

 
Laatst Gewijzigd: 01-09-2014