Inkoopregelgeving

Inkopen op de universiteit kent een aantal regels. Deels komen deze van wetgeving, deels van universitair beleid. Op deze pagina staat een overzicht van de regels voor het inkopen.

Doel & achtergrond

Inkoopregels voor het uitgeven van overheidsgeld bestaan al lang in de vorm van verplichting tot aanbesteding. In de 20e eeuw zijn daar regels bijgekomen om de vrije interne markt van de Europese Unie te bevorderen. De doelstellingen die concreet worden nagestreefd met de diverse wetten en regels zijn:

  • Het openbaar maken van overheidsopdrachten en het verhogen van de transparantie. Dit voorkomt dat opdrachten via vriendjespolitiek onderhands gegund worden.

  • Verhogen van de doelmatigheid van de overheidsbestedingen. De gedachte is dat door aanbestedingen de prijzen zullen dalen. Zo kan de overheid minder geld uitgeven of meer krijgen voor hetzelfde geld.

  • Bevordering (Europese) marktwerking. Marktwerking en concurrentiestelling bevordert de doelmatigheid van bedrijven.

Regelgeving

De regelgeving over inkoop is complex en bestaat uit meerdere deels overlappende regels. Deze pagina probeert deze regelgeving kort samen te vatten. Hieronder staan de diverse onderdelen genoemd die voor de universiteit relevant zijn, daaronder wordt per onderdeel meer in detail getreden.

  • Europese richtlijnen. De Europese Unie heeft diverse richtlijnen aangenomen om de inkoop met overheidsgeld te reguleren. Deze richtlijnen moeten worden omgezet naar het recht van de lidstaten. De richtlijnen strekken zich alleen uit over inkopen boven de Europese aanbestedingsdrempel.

  • Aanbestedingswet. In Nederland zijn de Europese richtlijnen in de Aanbestedingswet opgenomen. De Aanbestedingswet gaat echter verder dan de richtlijnen en stelt ook regels voor alle opdrachten, ook die niet genoemd zijn in de richtlijnen.

  • Gids proportionaliteit. Het toepassen van de regels uit deze gids is verplicht gesteld via de Aanbestedingswet. De Gids bevat vooral regels om de toegang voor ieder bedrijf tot aanbestedingen zeker te stellen.

  • Universitair inkoopbeleid. De universiteit heeft naar aanleiding van de Aanbestedingswet interne regels opgesteld over inkopen.

  • Subsidievoorwaarden. Subsidiegevers (2e geldstroom) stellen allerhande voorwaarden, ook vaak over de inkoop die met de subsidie wordt gedaan. In veel gevallen gaan die voorwaarden boven de wettelijke of interne regels van de universiteit.

Europese richtlijnen

De richtlijnen zijn het minimum aan regels dat een lidstaat moet toepassen. De richtlijnen zijn beperkt tot opdrachten boven de Europese aanbestedingsdrempels. De richtlijnen bevatten vooral procedureregels voor het verlenen van opdrachten. De meest recente aanpassing van de richtlijn dateert van februari 2014. Binnen twee jaar moet deze in Nederlandse wetgeving zijn omgezet.

De huidige richtlijn die in Nederland in wetgeving is omgezet is 2004/18/EG. De nieuwe richtlijn is 2014/24/EU.

Aanbestedingswet

In de Aanbestedingswet zijn de Europese richtlijnen opgenomen, maar er zijn ook diverse zaken aan toegevoegd, met name op het gebied van inkopen onder de Europese aanbestedingsdrempel. De Aanbestedingswet kent nu vier standaardmethoden om in te kopen:

  • Enkelvoudig onderhands. Bij deze methode wordt de opdracht rechtstreeks gegund aan één partij.

  • Meervoudig onderhands. De opdracht wordt uitgezet onder drie tot vijf leveranciers. De opdracht wordt gegund aan de partij die de beste prijs en kwaliteit biedt.

  • Nationale aanbesteding. De opdracht wordt via een aanbesteding uitgezet, maar alleen op de Nederlandse website gepubliceerd. Ieder bedrijf kan hierop een offerte indienen, de opdracht wordt gegund aan de partij die volgens van te voren opgeschreven criteria de beste prijs en kwaliteit biedt.

  • Europese aanbesteding. De opdracht wordt via een aanbesteding uitgezet en gepubliceerd op de Europese website. De Europese procedureregels zijn van toepassing. De opdracht wordt gegund aan de partij die volgens van te voren opgeschreven criteria de beste prijs en kwaliteit biedt.

De keuze voor een inkoopmethode is sterk afhankelijk van de (geschatte) waarde van de opdracht. De opdrachtwaarde die bij een methode horen zijn als volgt:

naam bedragen
Enkelvoudig onderhands tot circa € 50.000
Meervoudig onderhands van circa € 50.000 tot circa € 100.000 
Nationale aanbesteding van circa € 100.000 tot € 209.000
Europese aanbesteding vanaf € 209.000


Opdrachtwaarde is echter niet het enige dat bepaalt welke procedure gevolgd moet worden, ook zaken als kosten van de procedure (voor zowel universiteit als potentiële leveranciers) en het aantal potentiële leveranciers moeten ook worden meegenomen bij de keuze voor een methode. Als er bijvoorbeeld maar weinig marktpartijen zijn, dan heeft een aanbesteding weinig zin en ligt een meervoudig onderhandse procedure meer voor de hand, ook al ligt de opdrachtwaarde tussen de €100.000 en €209.000.

Aanbestedingen kunnen zowel met als zonder voorselectie worden gehouden. Wordt voorselectie toegepast, dan dienen bedrijven eerst een aanvraag tot deelname in op basis van een selectiedocument. Alleen de best scorende bedrijven mogen vervolgens een complete offerte indienen. Een aanbesteding met voorselectie wordt gehouden als er veel bedrijven actief zijn (die hoeven dan niet allemaal een complete offerte in te dienen en de universiteit hoeft de offertes niet allemaal te beoordelen) of als een zekere geheimhouding een rol speelt of als de kwaliteit van de bedrijven belangrijk is.

De Europese procedures zijn vrij nauwkeurig omschreven in de Aanbestedingswet. De procedures onder de Europese aanbestedingsdrempel (€209.000) kennen minder precieze regels, waardoor er enige ruimte is voor de universiteit om maatwerk toe te passen. Wel moeten telkens de principes van gelijke behandeling en transparantie in acht worden genomen.

Naast aanbestedingen bestaan er nog bijzondere procedures als de opdrachtwaarde boven de €209.000 ligt. De belangrijkste voor de universiteit zijn:

  • Raamovereenkomst. De raamovereenkomst wordt wel normaal aanbesteed, maar daadwerkelijke opdrachten worden vervolgens alleen uitgezet bij de bedrijven met wie een raamovereenkomst is gesloten. De raamovereenkomst kan met één bedrijf worden gesloten of met drie of meer.

  • Onderhandelingsprocedure. In bijzondere gevallen mag direct onderhandeld worden met één bedrijf zonder een aanbestedingsprocedure te volgen. De universiteit moet dan wel aantonen dat de gewenste levering of dienst als enige geschikt is voor de opdracht en dat het bedrijf als enige deze levering of dienst kan leveren.

Voor meer informatie over de Aanbestedingswet en aanvullende regelgeving en toelichtingen, kunt u kijken op deze pagina van Pianoo, de overheidsdienst die de verbetering van de inkoop in de publieke sector moet bevorderen.

Gids proportionaliteit

Deze Gids biedt een inleiding tot het inkopen en stelt daarnaast regels over welke inhoudelijke eisen gesteld mogen worden ter voorkoming van te hoge en disproportionele eisen in aanbestedingen en inkoopprocedures. Te hoge en disproportionele eisen hebben tot gevolg dat alleen een beperkt aantal (grote) bedrijven kan inschrijven en dit leidt tot een verschraald aanbod. Dat is zowel slecht voor de aanbesteder als voor de economie in het algemeen. De regels uit de Gids moeten volgens de Aanbestedingswet verplicht worden toegepast. Ze gelden bovendien voor alle inkopen, niet alleen voor aanbestedingen.

De Gids proportionaliteit kunt u vinden op deze pagina van Pianoo, de overheidsdienst die de verbetering van de inkoop in de publieke sector moet bevorderen.

Universitair inkoopbeleid

Het universitair inkoopbeleid is afgeleid van de Aanbestedingswet en de Gids proportionaliteit. Het legt een aantal verplichtingen op aan medewerkers die inkopen doen namens de universiteit. De belangrijkste zijn:

  • Melden van inkopen boven de €30.000 aan de afdeling Inkoop

  • Meervoudig onderhandse procedure toepassen bij opdrachten tussen de €50.000 en €100.000.

  • Bij opdrachten tussen de €100.000 en €209.000 overwegen om een nationale aanbesteding te houden, mede op advies van de afdeling Inkoop.

  • Een Europese procedure te volgen bij opdrachten boven de €209.000

  • Verplicht gebruik maken van de (raam)contracten die de universiteit heeft gesloten middels een Europese aanbesteding.

Het complete inkoopbeleid kunt u vinden op de pagina Inkoopbeleid.

Subsidievoorwaarden

Subsidievoorwaarden (bijvoorbeeld 2e geldstroomprojecten) kunnen nog uitgaan boven de wettelijke regels of het universitaire inkoopbeleid. De exacte voorwaarden verschillen per subsidiegever. EU-subsidievoorwaarden zijn over het algemeen het meest uitgebreid. Omdat deze subsidievoorwaarden zijn vastgelegd in een overeenkomst tussen universiteit en subsidiegever, kunnen deze uitgaan boven de wettelijke of universitaire eisen.

 
Laatst Gewijzigd: 04-01-2016