Beschrijving verschillende inkoopprocedures

De verschillende inkoopprocedures onder de drempel worden hier nader beschreven.

Enkelvoudig onderhands

Deze procedure kan alleen worden toegepast bij kleine opdrachten tot circa € 50.000. Het voordeel aan deze procedure is de snelheid en de geringe administratieve belasting. In een markt met veel concurrentie kan deze procedure echter op bezwaren stuiten van andere aanbieders, bovendien kan concurrentiestelling een beter aanbod betekenen voor de universiteit. Dit speelt vooral naarmate de opdracht dichter in de buurt komt van € 50.000. Het is daarom vooral een procedure voor kleine opdrachten, opdrachten waar snelheid een grote rol speelt of opdrachten waar weinig concurrentie is te verwachten. Dat de opdracht direct aan één leverancier wordt gegund wil niet zeggen dat er niet eerst onderzoek kan worden gedaan naar prijzen en condities van meerdere leveranciers.

Meervoudig onderhands

Bij een meervoudig onderhandse procedure wordt er aan drie tot vijf leveranciers een offerte gevraagd. Deze leveranciers moeten steeds gelijk behandeld worden. Het vragen van de offerte gaat op basis van een opdrachtbeschrijving. Als de opdrachtbeschrijving mondeling wordt toegelicht, moet aan iedere leverancier gelijke informatie worden verstrekt. Niet toegestaan is een zittende leverancier uitgebreid of eerder te informeren over de opdracht of om de opdracht toe te schrijven aan een leverancier. In deze opdrachtbeschrijving moet ook staan hoe en op welke gronden de opdracht wordt gegund, wanneer de offertes binnen moeten zijn en hoe de offertes eruit moeten zien.

Zijn er veel leveranciers beschikbaar, dan moet eerst een selectie gemaakt worden aan wie de offerteaanvraag wordt gestuurd. Dit moet op objectieve gronden, bijvoorbeeld dat de leverancier beschikt over bepaalde vaardigheden en ervaring heeft. De selectie van leveranciers kan ook ruim voor een eventuele opdrachtverstrekking plaatsvinden, dan is er een kaartenbak van leveranciers op het moment dat er een concrete opdracht wordt verstrekt. Bij een ruime kaartenbak kan het uitzetten van de opdracht gerouleerd worden onder de leveranciers.

Het aanvragen van offertes betekent niet dat er ook offertes worden ingediend. Leveranciers kunnen door allerlei redenen niet reageren of geen offerte indienen.  

Nationale aanbesteding

Een nationale aanbesteding lijkt zeer sterk op een Europese aanbesteding. Vooral bepaalde procedurevoorschriften zijn niet van toepassing. De nationale aanbesteding kan zelf worden vormgegeven, maar het moet wel voldoen aan de eisen van gelijke behandeling en transparantie.

Een nationale aanbesteding kan met of zonder voorselectie plaatsvinden. Vooral in een markt met veel leveranciers kan voorselectie noodzakelijk zijn om te voorkomen dat allerlei bedrijven offertes moeten opstellen en dat de universiteit al die offertes moet beoordelen.

 
Laatst Gewijzigd: 08-09-2014