Indeling offerteaanvraag

Op deze pagina staat een voorbeeldindeling van een offerteaanvraagdocument voor een Meervoudig onderhandse procedure of een nationale aanbesteding.

Een offerteaanvraag bij een meervoudig onderhandse procedure kan de volgende vorm krijgen.

Nr

Hoofdstuktitel

Toelichting

1

Beschrijving opdrachtgever

Het is voor een ondernemer van belang om te weten wie de opdrachtgever is, welke rechtspersoon offertes wil en wie namens de rechtspersoon handelt.

1a

Universiteit Leiden

De Universiteit Leiden is bij vele bekend, maar het kan nodig zijn om de (doelstelling en taken van de) universiteit te beschrijven. Er kan ook worden verwezen naar informatie op internet.

1b

Faculteit/dienst

De universiteit is onderverdeeld in faculteiten, diensten en instituten, die over een grote mate van zelfstandigheid beschikken (volgens het mandaat dat het College van Bestuur heeft verleend). Voor de ondernemer is het van belang te weten welke faculteit of eenheid de opdracht in de markt zet.

1c

Afdeling

Hier wordt omschreven welke afdeling de opdracht verstrekt. Het is raadzaam om taken en doelen van de afdeling te omschrijven, waardoor de ondernemer een beter begrip kan krijgen over wat gewenst wordt.

2

Eisen aan de inschrijvers

Bij een meervoudig onderhandse procedure worden bedrijven van te voren geselecteerd door de universiteit. Er mogen dan ook alleen geschiktheidseisen worden gesteld in de offerteaanvraag als de ondernemers aan wie de aanvraag wordt gestuurd onbekend zijn. Soms kan het verstandig zijn om bij wel bekende leveranciers te omschrijven aan welke eisen de inschrijver wordt geacht te voldoen, zonder hierbij bewijsmiddelen voor te vragen. Geschiktheidseisen aan de ondernemer moeten vallen onder de drie genoemde categorieën in 2a, 2b en 2c genoemd.

Belangrijk is om niet alleen te vragen naar bepaalde zaken, maar ook de eis daarbij te vermelden.

2a

Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid

De technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid kunnen worden aangetoond door middel van:

  • Referenties, deze mogen alleen worden uitgevraagd op zogenaamde kerncompetenties van de ondernemer.

  • Lijst van technici waar de ondernemer beschikking over heeft

  • Beschrijving technische uitrusting van de ondernemer en kwaliteitsbeheermaatregelen

  • Controle op productiecapaciteit en technische uitrusting

  • Studie- en beroepsdiploma’s van het uitvoerend personeel

  • Milieubeheermaatregelen (alleen bij diensten)

  • Verklaring van gemiddelde personeelsbezetting

  • Monsters, beschrijvingen of foto’s van de te leveren producten

2b

Financiële en economische draagkracht

Financiële eisen kunnen worden gesteld om het risico op faillissement te verminderen of om te voorkomen dat een te klein bedrijf een te grote opdracht probeert uit te voeren. Het stellen van (hoge) financiële eisen bieden weinig zekerheid en niet alle eisen zijn toegestaan.

Als er sprake is van vooruitbetaling of een onderhoudsverplichting, dan kan dat op een andere manier worden zeker gesteld, bijvoorbeeld via een bankgarantie of escrow-regeling. Dit kan in de opdrachtbeschrijving worden uitgevraagd.

2c

Beroepsbevoegdheid

Sommige beroepen zijn voorbehouden aan personen die benoemd of beëdigd zijn.

3

Termijnen en verloop procedure

Voor de gelijke behandeling is het noodzakelijk om zelf de termijnen te stellen die voor iedere inschrijver gelden.

De genoemde termijnen kunnen indien noodzakelijk ook tijdens de procedure nog worden aangepast. Informeer altijd ieder bedrijf en verkort geen termijnen ten nadele van de bedrijven.

3a

Data voor schouw, vragen en antwoordronde(s), testen, demonstraties, presentaties etc.

Het houden van een vragenronde is altijd aan te raden. Vragen moeten voor een bepaalde datum gesteld worden en moeten voor een bepaalde datum (minimaal zeven dagen voor de inleverdatum) beantwoord worden. Vragen moeten geanonimiseerd beantwoord worden aan alle bedrijven aan wie de offerteaanvraag is gestuurd.

Indien er sprake is van testen, demonstraties en/of presentaties die leveranciers moeten doen, dan worden de data in het offerteaanvraagdocument vermeld.

3b

Datum en tijd voor inleveren offerte

Deze datum en tijd zijn cruciaal. Te laat inleveren leidt in principe tot uitsluiting. De termijn voor het indienen van offertes is in principe eenentwintig dagen of langer. Korter kan in bijzondere omstandigheden afhankelijk van de opdracht.

3c

Datum voor gunning vermelden

Voor bedrijven is het van belang om te weten of ze een opdracht krijgen of niet. Een openstaande offerte legt een beslag op de middelen van een bedrijf. Stel een realistische termijn voor het mededelen van de gunning.

4

Beoordeling

 

4a

Hoofdbeoordeling: op basis van prijs alleen of basis van prijs en kwaliteit (EMVI)

Offertes kunnen worden beoordeeld op laagste prijs (als voldaan wordt aan de eisen) of op een combinatie van prijs en kwaliteit. In de Aanbestedingswet heet dat laatste Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Die gunningsmethode gaat er van uit dat voor een hogere kwaliteit ook een hogere prijs kan worden gevraagd. In het offerteaanvraagdocument moet de gunningsmethodiek worden beschreven. Bij een EMVI-methode moet de verhouding tussen prijs en kwaliteit worden weergegeven.

4b

Hoe vindt beoordeling plaats

Bij dit onderdeel staat een beschrijving hoe de beoordeling plaats vindt, bijvoorbeeld welke personen gaan beoordelen, hoe de puntentoekenning gaat e.d.

5

Juridische voorwaarden

 

5a

Inkoopvoorwaarden en modelovereenkomst

Bij voorkeur worden de inkoopvoorwaarden van de universiteit gebruikt. Het toestaan van het gebruik van leveranciersvoorwaarden brengt het gevaar met zich mee dat offertes niet vergelijkbaar zijn. Dit speelt nog meer bij internationale inkopen.

6

Opdrachtbeschrijving

 

6a

Doel van de opdracht

Beschrijving van het doel van de opdracht is belangrijk. Hier gaat het niet zozeer wat gewenst is, als wel welk doel met het gevraagde wordt nagestreefd. Omschrijving van het doel is belangrijk voor toetsing of de aangeboden zaak of dienst voldoet. Dit speelt een belangrijke juridische rol bij zowel de gunning als later tijdens de looptijd van het contract.

6b

Technische en/of functionele eisen

Eisen zijn zaken waaraan minimaal aan voldaan moet worden. Eisen kunnen technisch beschreven worden of functioneel (wat moet het gaan doen)

6c

Technische en/of functionele wensen

Als er alleen eisen zijn, dan is de gunningsmethode laagste prijs. Zijn er ook wensen, dan betekent dat de gunningsmethode EMVI wordt gebruikt.

7

Prijs

Werk zoveel mogelijk met een totaalprijs over de complete contractduur, waarbij alle relevante kostenaspecten worden meegenomen.

 

 
Laatst Gewijzigd: 01-04-2014