Stappen voor Meervoudig onderhands

Op deze pagina kunt u de te nemen stappen zien voor een Meervoudig onderhandse inkoopprocedure.

Stappen voor meervoudig onderhands

  1. Behoeftebepaling
    Bij deze stap wordt de behoefte bepaald en de (strategische) doelstellingen vastgesteld.

  2. Opstellen opdrachtbeschrijving
    De opdrachtbeschrijving is van groot belang. In de opdrachtbeschrijving staan het doel en de eisen en wensen aan de levering of dienstverlening. Op basis van de opdrachtbeschrijving wordt gevraagd aan de ondernemers om een offerte in te dienen. In de opdrachtbeschrijving moet alle informatie staan die nodig is voor de leverancier om een offerte in te dienen. Op deze pagina kunt u een voorbeeld hoofdstukindeling zien die u kunt hanteren bij het opstellen van een offerteaanvraagdocument.

  3. Marktonderzoek en selectie leveranciers
    Bij een meervoudig onderhandse procedure wordt aan drie tot vijf ondernemers gevraagd een offerte in te dienen. Als er maar drie tot vijf ondernemers actief zijn op een bepaalde markt, dan is de selectie van ondernemers die wordt aangeschreven geen probleem, maar als er meer ondernemers zijn moet eerst een selectie gemaakt worden. Deze selectie van leveranciers moet plaatsvinden op basis van objectieve criteria en deze criteria moeten bovendien proportioneel zijn ten opzichte van de opdracht. In de marktverkenningsfase kunnen ook bezoeken worden gebracht aan ondernemers of testen uitgevoerd om vast te stellen of een bedrijf bepaalde apparatuur kan leveren.

  4. Toezenden offerteaanvraagdocument
    Bij voorkeur wordt de offerteaanvraag electronisch verzonden. Zorg wel dat de juiste contactpersoon bij de ondernemer wordt aangeschreven.

  5. Beantwoorden vragen van ondernemers/pre-bid meeting
    Het kan voorkomen dat ondernemers vragen hebben over de offerteaanvraag. De vragen en antwoorden moeten (geanonimiseerd) aan de ondernemers die een offerteaanvraag hebben gekregen worden verstrekt. Bij sommige opdrachten kan het raadzaam zijn om de ondernemers uit te nodigen voor een rondleiding of een schouw, opdat ze beter zicht krijgen op de opdracht. Wordt zo’n rondleiding gehouden, dan moet iedere ondernemer gelijk worden behandeld.

  6. Ontvangst offertes
    In de offerteaanvraag staat vermeld wanneer de offertes uiterlijk moeten zijn ontvangen (datum en tijd). Voor de sluitingsdatum worden de offertes niet bekeken.

  7. Beoordeling offertes en opstellen gunningsadvies
    De offertes worden beoordeeld op basis van de criteria die in de offerteaanvraag zijn genoemd. Het is niet toegestaan met de offertes te gaan leuren of de offertes te gebruiken voor uitgebreide onderhandelingsrondes. Wel toegestaan zijn gesprekken om offertes te verduidelijken of mondeling te laten toelichten. Ondernemers moeten hier ook gelijk behandeld worden. Ook mogelijk zijn testen, bijvoorbeeld als apparatuur wordt ingekocht.

  8. Testen en demonstraties
    Het kan nodig zijn dat apparatuur eerst getest moet worden, voordat tot aanschaf over kan worden gegaan. Een test kan onderdeel uitmaken van de gunningsprocedure. In de regel wordt alleen getest bij de ondernemer die uit de eerste (papieren) beoordeling bovenaan staat, pas als blijkt dat de test niet goed doorlopen wordt, kan de test bij de als tweede beoordeelde ondernemer worden uitgevoerd. Na gunning kan ook nog een acceptatietest worden uitgevoerd, dat is ter vaststelling of het apparaat goed is opgeleverd.

  9. Gunningsmededeling aan de inschrijvers
    De mededeling van gunning is een belangrijk besluit. In juridische zin komt een overeenkomst tot stand door een rechtsgeldig aanbod door één partij en de aanvaarding daarvan door de wederpartij. De mededeling dat de opdracht gegund wordt is zo’n aanvaarding. Volgens de Aanbestedingswet moet een gunningsmededeling bovendien alle redenen bevatten waarom een offerte is toegewezen danwel afgewezen. Het later toevoegen van aanvullende redenen om een opdracht niet te gunnen is niet toegestaan. Het kan bij complexe aankopen raadzaam zijn om eerst alleen het voornemen tot gunning uit te spreken en een bezwaartermijn te hanteren. In dat geval is er niet direct een overeenkomst, maar pas nadat de bezwaartermijn afgelopen is en er geen bezwaren zijn ingediend. Zo kunnen vergissingen en fouten worden gerepareerd, zonder dat de universiteit direct vastzit aan een overeenkomst.

  10. Contractmanagement
    Nadat de overeenkomst gesloten is, moet worden toegezien of er ook wordt geleverd wat is toegezegd. Dat kan een simpele controle zijn van de geleverde zaken, maar in het geval van dienstverlening kan het noodzakelijk zijn dat gedurende de hele looptijd de kwaliteit van de levering in de gaten wordt gehouden. Het kan raadzaam zijn om de prestaties van de leverancier te meten en de resultaten daarvan regelmatig te bespreken met de leverancier.

 
Laatst Gewijzigd: 07-04-2014